Elaborar e aplicar tabelas de selecção (apresentar os respectivos formulários)
A tabela de selecção é o instrumento onde se regista o resultado da avaliação e fixa os prazos de conservação e destino final.
A tabela deve estar estruturada em 6 campos nomeadamente: código de classificação; classificação; série e sub-série, prazo de preservação, destino final e observações.
A elaboração da Tabela de Selecção tem como objectivo, proceder à avaliação documental através da definição de prazos de conservação para os documentos considerando o seu valor administrativo, fiscal, legal bem como o valor informativo, permitindo assim a sua eliminação ou conservação permanente.
Esta Tabela proposta visa a redução da documentação produzida, no sentido da salvaguarda dos actos administrativos, bem como das informações neles contidas, com vista à preservação da memória institucional. Assim, esta tabela deve ser considerada um documento normalizador de boas práticas arquivísticas, possibilitando o estabelecimento de uma política coerente para a concretização de um sistema de gestão documental efectivo no que concerne ao sub-fundo proposto pela docente.
Metodologia
A metodologia presente na elaboração da Tabela de Selecção teve por base:
· A Tabela de Selecção das Funções - Meio do IAN/TT (tabela de aplicação transversal a todos serviços da Administração Pública) · A Portaria n.º 12/2008 do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior e da Cultura: Regulamento de Conservação Arquivístico do Instituto Politécnico do Porto (IPP) (aplicável ao IPP e às suas escolas) · A consulta de artigos e documentação fornecida pelos docentes
Procedeu-se, deste modo, ao mapeamento/recenseamento da documentação produzida pela Associação de Estudantes, sub-fundo 2002-2007 através dos seguintes passos:
1. Passo: Recolha de Informações · Registo das informações sobre cada documento · Referir os prazos legais ou de validade · Detalhar as informações sobre cada documento através: levantamento do acervo documental
2. Passo: ELABORAÇÃO DA TABELA · Consolidação das Informações · O Documento é analisado nos aspectos legais, fiscais, tributários etc; · Registo na “base de dados” · Descrição / Definição dos Documentos:
- Por sector/departamento;
- Por tipo, etc.
Estrutura da tabela de avaliação e selecção
No que se refere à estrutura da tabela de selecção, esta apresenta-se em 6 colunas e apresenta 2 níveis de classificação, sendo que o primeiro respeita ao código de classificação da classe e subclasse o segundo nível respeita à designação da classe e subclasse.
Título da série e/ou subsérie - refere-se aos títulos e conteúdos das séries e subséries documentais produzidas pelas diferentes áreas funcionais.
Prazo de conservação - atribuição dos prazos de conservação administrativa, ou seja o período de tempo que corresponde ao somatório da fase activa e semi-activa dos documentos, considerado necessário aos serviços produtores para efeitos probatórios e informativos.
Destino final - referente à conservação permanente (C), à eliminação (E) ou à conservação parcial das séries (CP) documentais avaliadas.
Observações - destinada a considerações complementares para clarificação de algumas séries em relação a conteúdos, informação relacionada e justificação dos destinos finais propostos.
A tabela de selecção é o instrumento onde se regista o resultado da avaliação e fixa os prazos de conservação e destino final.
A tabela deve estar estruturada em 6 campos nomeadamente: código de classificação; classificação; série e sub-série, prazo de preservação, destino final e observações.
A elaboração da Tabela de Selecção tem como objectivo, proceder à avaliação documental através da definição de prazos de conservação para os documentos considerando o seu valor administrativo, fiscal, legal bem como o valor informativo, permitindo assim a sua eliminação ou conservação permanente.
Esta Tabela proposta visa a redução da documentação produzida, no sentido da salvaguarda dos actos administrativos, bem como das informações neles contidas, com vista à preservação da memória institucional. Assim, esta tabela deve ser considerada um documento normalizador de boas práticas arquivísticas, possibilitando o estabelecimento de uma política coerente para a concretização de um sistema de gestão documental efectivo no que concerne ao sub-fundo proposto pela docente.
Metodologia
A metodologia presente na elaboração da Tabela de Selecção teve por base:
· A Tabela de Selecção das Funções - Meio do IAN/TT (tabela de aplicação transversal a todos serviços da Administração Pública)
· A Portaria n.º 12/2008 do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior e da Cultura: Regulamento de Conservação Arquivístico do Instituto Politécnico do Porto (IPP) (aplicável ao IPP e às suas escolas)
· A consulta de artigos e documentação fornecida pelos docentes
Procedeu-se, deste modo, ao mapeamento/recenseamento da documentação produzida pela Associação de Estudantes, sub-fundo 2002-2007 através dos seguintes passos:
1. Passo: Recolha de Informações
· Registo das informações sobre cada documento
· Referir os prazos legais ou de validade
· Detalhar as informações sobre cada documento através: levantamento do acervo documental
2. Passo: ELABORAÇÃO DA TABELA
· Consolidação das Informações
· O Documento é analisado nos aspectos legais, fiscais, tributários etc;
· Registo na “base de dados”
· Descrição / Definição dos Documentos:
- - Por sector/departamento;
- - Por tipo, etc.
Estrutura da tabela de avaliação e selecçãoNo que se refere à estrutura da tabela de selecção, esta apresenta-se em 6 colunas e apresenta 2 níveis de classificação, sendo que o primeiro respeita ao código de classificação da classe e subclasse o segundo nível respeita à designação da classe e subclasse.
Título da série e/ou subsérie - refere-se aos títulos e conteúdos das séries e subséries documentais produzidas pelas diferentes áreas funcionais.
Prazo de conservação - atribuição dos prazos de conservação administrativa, ou seja o período de tempo que corresponde ao somatório da fase activa e semi-activa dos documentos, considerado necessário aos serviços produtores para efeitos probatórios e informativos.
Destino final - referente à conservação permanente (C), à eliminação (E) ou à conservação parcial das séries (CP) documentais avaliadas.
Observações - destinada a considerações complementares para clarificação de algumas séries em relação a conteúdos, informação relacionada e justificação dos destinos finais propostos.